TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä
Anifin Oy
Y-tunnus 2994173-6
Länsituulentie 4
02100 ESPOO

toimisto(at)tanssikouludca.fi
044 0606 160

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sarita Saukkola
sarita.saukkola(at)tanssikouludca.fi

Rekisterin nimi
Tanssikoulu DCA:n asiakasrekisteri

Oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelylle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste on henkilön oma suostumus tai oikeutettu etu siltä osin, kun kyse on henkilötietoina pidettävien sivuston välttämättömien evästeiden käsittelystä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tallennamme CRM-asiakkuudenhallintajärjestelmiimme tietoja asiakkaistamme. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, laskutus ja markkinointi sekä taiteen perusopetukseen liittyvät asiat. Taiteen perusopetuksessa oppilaille annetaan opintojen päätteeksi todistus, johon tarvitaan kerättyjä rekisteritietoja.

Kerätyillä rekisteritiedoilla todetaan henkilön täysi-ikäisyys tai alaikäisen oppilaan huoltajan tiedot. Tanssikoulu käyttää kerättyjä rekisteritietoja laskutukseen, joka tapahtuu sähköpostitse tai suoralaskutuksena. Tiedotus tapahtuu tanssikoulussa pääosin sähköpostitse sekä äkillisissä tilanteissa myös puhelimitse.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Kerättyjä rekisteritietoja annetaan seuraaville kolmansille osapuolille:

  1. Visma Duetto; jos laskuun ei tule suoritusta ensimmäisen maksumuistutuksen jälkeen, luovuttaa Anifin Oy tarvittavat henkilötiedot eteenpäin perintää varten.
  2. Oppilasnäytöksissä jaetaan läsnäololistat lapsiryhmille avustajia varten. Avustaja tarvitsee nimilistan oppilaista ja heidän huoltajiensa puhelinnumerot, koska hän pitää huolta ja on vastuussa oppilaista koko näytöksen ajan.

Rekisterin tietosisältö

  • oppilaan nimi ja sukupuoli
  • oppilaan syntymäaika ja henkilötunnus
  • huoltajan nimi (jos oppilas alaikäinen)
  • huoltajan henkilötunnus
  • oppilaan ja alaikäisen oppilaan huoltajan postiosoite, postitoimipaikka
  • oppilaan ja alaikäisen oppilaan huoltajan puhelinnumero
  • oppilaan ja alaikäisen oppilaan huoltajan sähköpostiosoite
  • oppilaan ryhmätiedot
  • muut asiakkuussuhteessa olevat perheenjäsenten nimet perhealennusta varten
  • suoramarkkinointilupa
  • asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten asiakkaan ilmoittautumishistoria ja tuntikäynnit
  • oppilaaseen (alaikäisellä huoltajaan) kohdistetut ja tarjotut edut, palvelut ja kampanjat sekä niiden käyttö

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin tietoja säilytetään tanssikoulun antaman taiteen perusopetuksen (OPS ja LOPS) vuoksi kunnes tutkinnon kaikki osat on suoritettu ja tutkintotodistus kirjoitettu. Tutkintotodistuksen kopio säilytetään tanssikoululla arkistolain mukaan (831/1994).

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta rekisteröitymisen yhteydessä sekä asiakassuhteen aikana sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus
Tanssikoulu DCA:n asiakaspalvelujärjestelmän sisältämät tiedot ovat salasanoin ja asianmukaisten verkkosuojausten (tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin) suojattuja.

Erikoistapauksissa kerätään manuaalista aineistoa (oppilasnäytösten DVD tilauslistat, DCA vaatetilauslistat), joka säilytetään niille tarkoitetun henkilökunnan saatavilla ja tuhotaan silppurissa, kun tietoja ei enää tarvita.

Rekisteriin on pääsy toimistohenkilökunnalla sekä rajatusti opettajilla. Rekisterinpitäjä on myöntänyt oikeudet.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tarkastuspyyntö on toimitettava kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. Tietojen luovutuksen yhteydessä on todistettava henkilöllisyys.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.

Rekisterinpitäjä huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Oikeus tulla unohdetuksi; asiakasrekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Poistopyyntö on lähetettävä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tanssikoulu DCA ei pysty kirjoittamaan enää tietojen poistamisen jälkeen oppilaalle todistuksia taiteen perusopetuksen (OPS, LOPS) opinnoista.

Asiakasrekisterissä olevalla henkilöllä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn, kuten mm. oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle ja oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelylle.

Muutokset tietosuojakäytäntöön
Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin.